Christian: Hallo Michael.

Michael: Hey Christian.

Christian: Ich würde ja wieder gerne verreisen mal. Immer wenn ich meinen Koffer packe, da gibt es ja dieses Spiel „ich packe meinen Koffer und nehme mit…“ und ich packe immer als erstes meine Wanderschuhe ein.

Michael: Warum die Wanderschuhe zuerst?

Christian: Dann kann ich die Socken noch in die Wanderschuhe reinstecken und kann den Platz da nutzen.

Michael: Effizient.

Christian: Wenn ich es anders herum mache und erst Wäsche reinpacke, dann habe ich die nie reingekriegt und dann habe ich die im Flieger so über die Schulter hängen gehabt. Das macht keinen Spaß. Die gucken dann immer so komisch die Leute.

Michael: Komisch, mache ich auch so.

Christian: Und mache ich auch so, wenn ich einen Cocktail mixe. Auch bei alkoholfreien Cocktails, erst Eiswürfel und dann den Rest rein, weil sonst meine ich es immer zu gut am Anfang und mache immer das Glas voll, haue dann noch die Zitrone und die Eiswürfel rein und dann ist es halt einfach voll und läuft über, gibt eine Riesen-Sauerei. Was hat das denn jetzt mit Management zu tun?

Michael: Habe ich mich auch gerade gefragt, auf jeden Fall habe ich jetzt Lust in den Urlaub zu fahren und Cocktails zu trinken. Bilder funktionieren bei mir ja immer gut und so einen Geschmack von einem alkoholfreien Pina Colada kann ich mir jetzt auch gerade gut vorstellen.

Christian: Deswegen habe ich so gedacht die großen Sachen erstmal reinpacken und dann die Sachen danach reinpacken, die den Platz dann finden wie Socken, Stifte, die kann man am Ende noch reinwerfen und die finden immer noch einen Platz im Koffer. Das geht ja auch zeitlich. So mit meinem Arbeitsalltag.

Michael: Wahrscheinlich sogar schneller als wenn du es anders herum versuchst. Wenn du erst alles ausladen musst und dann zusammenpackst und hin und her.

Christian: Den Koffer kann ich ja wieder auspacken. Meinen Arbeitsalltag kann ich ja nicht wieder auspacken und nochmal von vorne anfangen.

Michael: Thema ist jetzt Fokus, große Sachen zuerst machen.

Christian: Erstmal die großen Wanderschuhe in den Tag reinpacken und dann das andere Zeug.

Michael: Nehmen wir an, dass die Wanderschuhe auch wirklich das Wichtigste sind, was du auf der Reise brauchst. Wenn du jetzt zum Wandern in die Berge verreist, dann sind die Wanderschuhe definitiv nicht eine physisch große Sache, sondern auch für die Reise eine ziemlich wichtige Sache. Da fällt mir dieses tolle Model ein „Steine, Kiesel, Sand“.

Christian: Du hast da ein Modell zu?!

Michael: Ja natürlich, du hast es ja schon perfekt beschrieben, als hätten wir es vorher abgesprochen. Rocks sind die großen Brocken, die dicken Steine, die großen schweren Sachen, die so richtig was ausmachen. Kiesel sind dann die kleinen Kieselsteinchen, kann ich immer noch gut identifizieren, wenn ich die in der Hand habe erkenne ich noch jeden Einzelnen und der Sand besteht halt aus Millionen Körnern und ist irgendwie so Zeug. Das schöne bei diesem „rock, pebble, sand“ gibt es die schönen Videos auf YouTube und überall zu. Wenn ich jetzt den Sand zuerst rein tue und dann die Kiesel und am Schluss die rocks, dann kriege ich es nicht alles in ein Glas rein, aber wenn ich es umgekehrt mache, ich tue erst die großen Steine zuerst rein und dann die Kieselsteine und rüttle mal so ein bisschen an dem Glas dann kann ich danach tatsächlich noch den Sand oben drüber kippen und der Sand findet genau wie deine Socken in den Schuhen überall noch Platz. Also haben wir jetzt zwei schöne Gleichnisse.

Christian: Jetzt machen wir es doch mal konkret. Die große Schüssel ist mein Tag, acht Stunden oder vier Tage in der Woche oder je nach dem. Die großen rocks, Steine, sind die Sachen, die ich unbedingt gemacht haben will. Das heißt ich packe die erstmal in meinen Arbeitsalltag rein, mache die und das andere findet sich dann.

Michael: Ich mache das für mich persönlich so. Morgens wenn ich anfange oder so nach einer Stunde, gucke ich mir meine Liste an und überlege dann was die rocks für heute sind und was pebble und was sand. Das hilft mir dann schon. Ich muss dann zugeben, ab und zu entscheide ich mich dann schon so ein pebble zuerst zu machen, weil ich da gerade Lust drauf habe und ich weiß aber auch, dass ich einen rock vor mir her schiebe. Das klappt für mich ganz gut, ich nutze auch eine App dafür, wo ich die alle drin tracke, die App habe ich auf meinem Handy, auch auf meinem Desktop und kann auf der App dann auch mich entscheiden, ob ich das heute mache oder morgen. Früher habe ich das auf einem Blatt Papier gemacht, das war mir dann täglich ein bisschen zu viel. Habe so ein DIN A4-Blatt genommen und zwei Striche gemalt und hatte dann so drei Drittel und dann habe ich mir oben die großen Sachen reingeschrieben, in die Mitte die mittleren und unten die kleineren und habe das so gemacht. Erst täglich, später dann so für die Woche. Nachher hatte ich dann einen Zettel, der war so longterm, da bin ich dann vor lauter Zetteln nicht mehr klargekommen und habe dann irgendwann digitalisiert. Seit drei Jahren mache ich es jetzt so, super geil.

Christian: Der Vorteil an Zetteln für mich ist, ich kann den einfach wegschmeißen zwischendurch.

Michael: Das Handschriftliche ist natürlich auch geil. Ich habe immer noch ein anderes Gefühl, wenn ich was mit der Hand schreibe, sind ja auch viel mehr im Neuronen im Kopf, die dabei feuern und das vertieft sich ja mehr, das mentale Thema, dass Handschrift eigentlich viel besser ist als Tippen. Wenn wir es auf dem Handy mit der Hand schreiben und auf dem Bildschirm, die digitale Portabilität hält mich so zwischen beiden Seiten.

Christian: Die großen rocks, die großen Steine, habe ich ja vorher gesagt, müssen nicht unbedingt die Sachen sein, die am meisten Zeit nehmen, sondern es sind einfach die wichtigsten. Woran erkenne ich wieder das, was wichtig ist? Es hängt mit meiner Vision zusammen, mit meinem purpose und mit meinen Werten.

Michael: Muss zum Plan passen. Wichtig im Sinne des Plans. „This is how we are gonna run this company“ oder der persönliche Lebensplan mit purpose, vision, values, strategies. Die drei Level hier mit „Steine, Kiesel, Sand“ die klingen ja schon ziemlich ähnlich wie die Eisenhower-Matrix mit der 2x2-Matrix, wo ich dann vier Prioritätsstufen habe, die sich ergeben aus der Kombination von wichtig und dringend. Wichtigkeit im Sinne von Zielerreichung und dringend im Sinne von Zeitfaktor. Auch ein schönes Modell, dann kommen halt vier Stufen bei rum. Ich muss sagen die vierte Stufe ist eigentlich, weiß ich gar nicht ob ich die brauche, eigentlich sind die drei Stufen, die mit denen ich arbeite. Die vierte ist so die parking lot für Kram, bei dem ich mir dann doch noch bewusst bin, dass ich das nie machen werde.

Christian: Du könntest ja jetzt zum Schluss über das Ganze noch Wasser schütten.

Michael: Genau.

Christian: Also Steine, Kiesel, Sand ist drin und dann noch einfach mit Wasser auffüllen. An der Ecke weiß ich immer nicht ob ich das will.

Michael: Ist so eine Matscherei.

Christian: Ja es ist so eine kalendarische Matscherei. Ich will auch nicht nach jeder Tätigkeit, die gerade wichtig war und die ich gemacht habe dann aufspringen und jetzt dann irgendwie noch Wasser und Sand dazwischen haben.

Michael: Bei der ganzen Sache, wo wir jetzt noch nicht von gesprochen haben, was wir noch im „stop-start-continue“ besprechen werden, ist auch so ein tolles Modell, auch immer die Entscheidung zu treffen, was ich eigentlich nicht mache. Bei mir ist das über Jahre so gelaufen, ich habe auf meine To-Do-Listen alles draufgetan um bloß nichts zu vergessen und habe oft die Entscheidung vergessen zu treffen, was ich entscheide, nicht zu machen, was ich stoppe, was ich aufhöre, was gar nicht mehr auf die Liste drauf kommt.

Christian: Du hast halt Sachen gemacht, weil du vergessen hast, sie von der Liste zu nehmen?!

Michael: Ja gemacht habe ich sie dann nicht. Die waren dann auf der Liste drauf und die Liste wirkte dann erschlagend, die war immer riesenlang. Voll gestresst, weil da Sachen drauf waren, da konnte ich mich genauso für entscheiden, die nicht zu machen, hat gar nichts geändert in meinem Leben.

Christian: Das wäre dann der agile Ansatz. Abends einfach die To-Do-Liste, die nicht gemacht ist, wieder wegschmeißen. Am nächsten Tag wieder zu überlegen „was ist denn heute wichtig?“.

Michael: Oder am nächsten Morgen nochmal auf die Liste draufgucken und die Sachen zuerst rausschreiben, die für heute sind, dann brauche ich nochmal alles überlegen. Ich habe ja immer die Panik, dass ich Sachen vergesse.

Christian: Ich denke mir dann immer „meistens kommt jemand und sagt mir, dass ich es vergessen habe“.

Michael: Habe ich auch mal gedacht und dann gab es große Sachen, die ich echt verpennt habe. Da bin ich vielleicht ein Kontroll-Freak. Sagen wir mal andersrum: Wenn ich das mache, wenn ich weiß, ich halte die Dinge irgendwo fest, die ich vielleicht mal irgendwann machen möchte, dann bin ich entspannter. Das hilft mir wirklich beim Entspannen, weil dann habe ich das Gefühl „ich habe mein Leben unter Kontrolle“. Dann darf auch ein bisschen Sand- oder Wasser-Matsche auf der Liste sein, ich weiß wohl, wo die auf der Liste steht und weiß auch mittlerweile „vieles davon werde ich wahrscheinlich nie machen“ und ich habe halt das Gefühl, dass ich die Übersicht habe und die Entscheidung immer noch treffen kann und die Entscheidung sich nicht irgendwie zufällig findet, weil ich es vergessen habe, weil ich vergesse Sachen. Das habe ich über mich gelernt.

Christian: Das macht ja auch das Gehirn wirklich frei. Es gibt ja auch viele Produktivitätstools die sagen „einfach mal hinschreiben“ oder wenn ich nachts mal nicht schlafen konnte und die Sachen aufschreiben, die ich vergessen will.

Michael: Das habe ich genauso. Wenn ich es aufschreibe, dann bin ich beruhigt, weil ich weiß „ich habe es irgendwo festgehalten“, das hilft mir sehr. Egal ob auf Papier oder in der App, wie auch immer, mir geht es einfach besser. Wenn ich dran denken will, habe ich hier ein Tool, was mir dabei hilft, dran zu denken.

Christian: Machst du so andere Sachen wie „wenn ich es in zwei Minuten erledigen kann, mache ich es jetzt, wenn es jemand anders machen kann, dann delegiere ich es“, was ich immer sehr spannend finde und „wenn es länger als zwei Minuten braucht, dann mache ich es später“. Da gibt es doch so schöne Regeln.

Michael: Seit ich die 4-hour-work-week gelesen habe, versuche ich schon so viel wie möglich zu delegieren und mir ein System zu bauen, wo ich nur noch das mache, was ich wirklich machen muss oder wo ich wirklich Bock drauf habe, das zu machen. Früher musste ich alles selber machen. Heute denke ich mir „warum soll ich überhaupt noch irgendetwas machen, wenn ich es verteilen kann oder Leute habe, die es viel besser können als ich“.

Christian: Ein Freund von mir hat bei WhatsApp den Status „alles muss man selber machen lassen“.

Michael: Das gefällt mir. Sehr schön.

Christian: Das finde ich ziemlich gut. Auch da gibt es für mich kleine Kiesel und kleinen Sand, den ich dann mache, um das ans Laufen zu bringen.

Michael: Ja klar, die Sachen anstoßen und woanders ein rock sind.

Christian: Ja dann kann ich bei jemand anderem einen rock implementieren, jemand anders macht etwas, was für mich wichtig ist und das kann ich mit kleinen Tätigkeiten erreichen.

Michael: Delegieren. Oder ein kurzes Training, Coaching. Mir fällt noch etwas ein, ein kleines Wunder-Tool, was mir seit langem sehr hilft und zwar, wenn ich manchmal in Gesprächen sitze, ob jetzt in einem Coaching oder in einem Team-Coaching oder in Meeting oder wenn ich jemanden kennenlerne, ich mache mir sehr gerne Notizen, vielleicht auch, weil ich ein visueller Typ bin und wenn ich die Sachen vor mir auf dem Papier sehe, dann verinnerliche ich die besser. Jedenfalls beim Notizen machen passiert mir manchmal, dass das so eine Flut ist, gerade wenn ich mich selber fortbilde, dann schreibe ich sehr viel mit, weil ich Angst habe etwas zu vergessen und dann wird das ziemlich viel und da habe ich so eine kleine Methode gelernt, wenn da eine Aktion ist, die ich nachher machen will dann schreibe ich da ein „a“ hin und mache da einen dicken Kringel herum, das hilft mir nachher wenn ich meine Notizen durchlese, wo eine Aktion war, wenn da eine Entscheidung getroffen wird, in einem Teammeeting zum Beispiel, dann ist das ein „d“ mit einem Kringel drum und wenn das einfach nur eine wichtige Information ist, die ich mir merken möchte, dann mache ich ein „i“ mit einem Kringel drum. Ich weiß gar nicht wie das System heißt und wo es herkommt. Hat mir mal ein Kollege vor vielen Jahren gezeigt und das benutze ich seitdem sehr gerne, das hilft mir wenn ich mehrere Seiten mitschreibe, hervorzuheben, was ich noch zu machen habe. „a“, „d“ und „i“ mit einem Kringel dran.

Christian: Funktioniert echt gut, mache ich auch. „a“ ist wenn ich jemanden eine Aufgabe gebe, „d“ ist ein To-Do für mich, „i“ mache ich auch und ich habe auch immer ein Fragezeichen mit einem Kringel außen rum, das heißt da will ich nochmal genauer reingucken, da will ich vielleicht nochmal kurz googlen.

Michael: Ich male mir immer eine Glühbirne dahin. Wenn ich eine Erkenntnis habe, dann male ich mir eine Glühbirne hin, das könnten wir vielleicht in unserem Buch auch so hervorheben.

Christian: In der Zeit, wo du das dann schon gemalt hast, hast du es schon gelernt und vergisst es nicht mehr. Das finde ich das Erstaunliche bei handschriftlichen Notizen, ich schaue die meistens nicht mehr an und kann sie mir trotzdem merken.

Michael: Ja irgendwas passiert da, das geht tiefer in den Kopf rein, das Gehirn verarbeitet mit viel mehr Zellen, es wird mehr verinnerlicht. Ich gucke mir meistens danach auch nicht an, außer halt diese umkringelten Dinger, da gucke ich nochmal rein und überlege „hatte ich hier eine Aktion“, da steht dann auch schon mal „das und das Buch kaufen“ oder Aktion „den so und so mal anrufen“. Auf der Ebene mache ich das. Ich habe einige Sachen, die mir echt über die Jahre, wo ich erkannt habe „da habe ich echt was gelernt“, wenn ich dann nach fünf, zehn oder 15 Jahre alten Kram, auch von all den Sachen, die wir hier machen und wenn ich da nochmal in meinen Notizen reingehe, die hebe ich mir alle auf, das ist wie ein Schatz, den habe ich irgendwo stehen, das ist ein schöner Ordner und alle Jubeljahre gucke ich da mal rein und ich nehme immer was aus diesem Schatz mit und erinnere mich dann an Sachen und sehe dann auch, wie ich damit weitergearbeitet habe oder auch weitergekommen bin. Nach vielen Jahren gehe ich da nochmal rein, reminisziere und freue mich dann über das, was ich gelernt habe und wie ich weitergekommen bin und habe auch immer wieder Anregungen wo ich denke „ah, jetzt gucke ich mal rein, da habe ich schon mal von gehört“.

Christian: Ja klasse. Wo ich auch immer noch handschriftliche Notizen mache, ist, wenn ich mir eine Packliste für einen Koffer mache. Da werde ich jetzt oben immer die großen Sachen als Erstes drauf schreiben.

Michael: Was kommt zum Wanderurlaub noch dazu? Die Stiefel sind dabei und?

Christian: Der Rucksack.

Michael: Die Spitzhacke und den Hut.

Christian: Die Gesteinssammlung.

Michael: Ich kann auch schon die Sonne sehen auf dem Berg, auf den du da gehst und fühle die leichte Brise an einem herrlichen Frühlingstag. Genieße den Urlaub.

Christian: Ja du auch, bis bald.

Michael: Ciao.